Regulamin świadczenia usług w serwisie QENSA

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu internetowego dostępnego pod adresem qensa.org oraz w aplikacji pod adresem app.qensa.org (dalej łącznie: „Serwis" lub „QENSA").
2. Usługodawcą i operatorem Serwisu jest Neurocore spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Sośnicy, ul. 3 Maja 25, 37-555 Sośnica, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001160402, NIP 7922326995, REGON 541129249 (dalej: „Usługodawca" lub „Neurocore").
3. Kontakt z Usługodawcą jest możliwy pod adresem e-mail: mail@qensa.org.
4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie. Stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
5. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników jako administratora opisuje Polityka prywatności, dostępna pod adresem qensa.org/polityka-prywatnosci. Zasady przetwarzania danych osobowych powierzanych Usługodawcy w ramach korzystania z Usług reguluje § 12 (Powierzenie przetwarzania danych osobowych) niniejszego Regulaminu.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Usługa – usługi świadczone drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu, w tym dostęp do asystenta AI dla działów jakości, w wybranym przez Użytkownika planie.
2. Użytkownik / Klient – przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej) korzystający z Serwisu na potrzeby związane z prowadzoną działalnością, a także osoba działająca w jego imieniu.
3. Konto – indywidualny, zabezpieczony hasłem panel Użytkownika w aplikacji app.qensa.org.
4. Treści Klienta – wszelkie dokumenty, pliki, dane, zapytania (prompty) i inne materiały wprowadzane do Serwisu przez Użytkownika lub osoby działające w jego imieniu, w tym procedury, instrukcje, specyfikacje, raporty, dokumentacja reklamacyjna i bazy wiedzy.
5. Treści Wygenerowane – odpowiedzi, podsumowania, raporty i inne treści generowane przez funkcje AI Serwisu na podstawie Treści Klienta lub zapytań Użytkownika.
6. Funkcje AI – funkcje Serwisu oparte na modelach sztucznej inteligencji udostępnianych przez Usługodawcę, w tym za pośrednictwem dostawców zewnętrznych.
7. Plan – wariant odpłatnego lub nieodpłatnego dostępu do Usługi o określonym zakresie funkcji i limitów.
8. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

§ 3. Rodzaj i zakres usług

1. QENSA jest narzędziem typu SaaS (oprogramowanie jako usługa) wspierającym pracę z dokumentacją jakościową, m.in. poprzez wyszukiwanie informacji w dokumentach, generowanie podsumowań i raportów, analizę dokumentów oraz pracę z firmową bazą wiedzy.
2. Zakres funkcji dostępnych dla Użytkownika zależy od wybranego Planu oraz etapu rozwoju Serwisu.
3. Usługodawca może oferować dodatkowo usługi towarzyszące, w szczególności audyt technologiczny AI, wdrożenia firmowe oraz szkolenia, na zasadach ustalanych odrębnie (§ 8).
4. Usługa ma charakter narzędzia wspierającego. Treści Wygenerowane stanowią materiał pomocniczy i wymagają weryfikacji przez Użytkownika przed ich wykorzystaniem (§ 7).

§ 4. Wymagania techniczne

1. Korzystanie z Serwisu wymaga: urządzenia z dostępem do Internetu, aktualnej przeglądarki internetowej, aktywnego adresu e-mail oraz włączonej obsługi plików cookies w zakresie niezbędnym do działania Serwisu.
2. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis był dostępny w sposób ciągły, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności, w szczególności w okresach testów, zmian rozwojowych lub prac serwisowych. Możliwe są przerwy techniczne, w tym serwisowe.

§ 5. Rejestracja i Konto

1. Korzystanie z pełnej funkcjonalności Serwisu wymaga założenia Konta.
2. Osoba zakładająca Konto w imieniu Użytkownika oświadcza, że jest umocowana do reprezentowania tego podmiotu i zawarcia umowy o świadczenie Usług w jego imieniu.
3. Użytkownik zobowiązany jest podać dane prawdziwe i aktualne oraz zabezpieczyć dane logowania przed dostępem osób nieuprawnionych. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za działania osób korzystających z jego Konta.
4. Umowa o świadczenie Usług zostaje zawarta z chwilą aktywacji Konta lub – w przypadku Planów odpłatnych – z chwilą rozpoczęcia świadczenia Usługi w ramach wybranego Planu.
5. Usługodawca może umożliwić przyznawanie i zarządzanie dostępem dla wielu użytkowników w ramach jednej organizacji oraz ograniczanie dostępu do wybranych zasobów (kontrola dostępu oparta na rolach).

§ 6. Zasady korzystania z Serwisu

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem oraz dobrymi obyczajami.
2. Zakazane jest w szczególności:

1. dostarczanie treści o charakterze bezprawnym;
2. wprowadzanie do Serwisu treści naruszających prawa osób trzecich, w tym prawa autorskie lub tajemnicę przedsiębiorstwa, bez odpowiedniego uprawnienia;
3. podejmowanie działań zakłócających działanie Serwisu lub bezpieczeństwo danych innych Użytkowników;
4. wykorzystywanie Serwisu do trenowania konkurencyjnych modeli AI lub do odtwarzania (reverse engineering) komponentów Serwisu, w zakresie dozwolonym przez prawo;
5. udostępnianie Konta osobom nieuprawnionym lub odsprzedaż dostępu bez zgody Usługodawcy.

3. Usługodawca może zawiesić lub ograniczyć dostęp do Serwisu w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia Regulaminu lub przepisów prawa, a także w razie zagrożenia bezpieczeństwa, po uprzednim powiadomieniu Użytkownika, chyba że natychmiastowe działanie jest niezbędne.

§ 7. Treści Klienta i Funkcje AI

1. Prawa do Treści Klienta. Użytkownik zachowuje wszelkie prawa do Treści Klienta. Użytkownik oświadcza, że jest uprawniony do wprowadzenia Treści Klienta do Serwisu i ich przetwarzania w opisany w Regulaminie sposób.
2. Licencja operacyjna. Użytkownik udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na przetwarzanie Treści Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi (w tym przekazania ich dostawcom infrastruktury i modeli AI w celu wygenerowania odpowiedzi). Licencja wygasa z chwilą usunięcia Treści Klienta lub zakończenia świadczenia Usługi, z zastrzeżeniem przypadków wynikających z przepisów prawa.
3. Prawa do Treści Wygenerowanych. W relacji między stronami Treści Wygenerowane stanowią Treści Klienta. Usługodawca nie rości sobie praw własności do nowo powstałych treści. Usługodawca nie gwarantuje wyłączności ani niepowtarzalności Treści Wygenerowanych – w odpowiedzi na podobne zapytania różni Użytkownicy mogą otrzymać takie same lub podobne treści.
4. Charakter Funkcji AI. Funkcje AI wykorzystują technologie, które mogą generować treści niedokładne, niekompletne lub błędne. Treści Wygenerowane:

1. mają charakter pomocniczy i powinny zostać zweryfikowane przez Użytkownika przed ich wykorzystaniem;
2. nie stanowią porady prawnej, audytowej, technicznej, medycznej ani innej porady profesjonalnej i nie zastępują oceny dokonywanej przez właściwe osoby;
3. nie mają na celu samodzielnego spełnienia obowiązków regulacyjnych, jakościowych, audytowych ani innych obowiązków prawnych Użytkownika; odpowiedzialność za decyzje podejmowane na ich podstawie spoczywa na Użytkowniku.

5. Brak wykorzystania do trenowania modeli. W konfiguracji wykorzystywanej przez Usługodawcę Treści Klienta nie są wykorzystywane do trenowania ani dostosowywania modeli sztucznej inteligencji. Zobowiązanie to wynika z warunków umów zawartych z dostawcami infrastruktury i modeli AI i jest realizowane na zasadach określonych przez tych dostawców.
6. Użytkownik jest świadomy, że nie powinien wprowadzać do Serwisu danych, których przetwarzanie w opisany sposób byłoby niezgodne z jego wewnętrznymi politykami lub obowiązkami wynikającymi z umów z osobami trzecimi.

§ 8. Plany, płatności i rozliczenia

1. Zakres i ceny Planów oraz usług dodatkowych są prezentowane w Serwisie lub w indywidualnej ofercie. Ceny, o ile nie wskazano inaczej, podawane są w złotych (PLN).
2. Subskrypcje (Plany QENSA). Odpłatne Plany rozliczane są w modelu subskrypcji miesięcznej. Płatności realizowane są online za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy usług płatniczych. Rozpoczynając subskrypcję, Użytkownik akceptuje cykliczne obciążanie wskazanej metody płatności do czasu rezygnacji.
3. Rezygnacja z subskrypcji. Użytkownik może zrezygnować z subskrypcji ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego. Brak płatności za kolejny okres skutkuje zawieszeniem lub ograniczeniem dostępu do odpłatnych funkcji.
4. Zmiana cen subskrypcji. Usługodawca może zmienić ceny Planów subskrypcyjnych. Zmiana ceny nie dotyczy bieżącego, opłaconego okresu rozliczeniowego i obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego. O zmianie ceny Usługodawca informuje Użytkownika z odpowiednim wyprzedzeniem, drogą elektroniczną. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje nowej ceny, może zrezygnować z subskrypcji ze skutkiem na koniec bieżącego okresu; dalsze korzystanie z odpłatnego Planu po wejściu nowej ceny w życie oznacza jej akceptację. Zmiana wysokości cen nie stanowi zmiany Regulaminu w rozumieniu § 16.
5. Audyt technologiczny AI oraz usługi wdrożeniowe. Usługi te rozliczane są na podstawie faktury, na warunkach i według ceny uzgodnionych z Użytkownikiem przed rozpoczęciem realizacji, zgodnie z indywidualną ofertą. Płatność następuje przelewem na podstawie wystawionej faktury, w terminie na niej wskazanym.
6. Faktury. Usługodawca wystawia faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami. Użytkownik wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.
7. Dostęp promocyjny lub testowy. Usługodawca może udostępniać Serwis nieodpłatnie w ramach akcji promocyjnych, testów lub wydarzeń branżowych. Dostęp taki nie wymaga płatności ani podania danych rozliczeniowych i może być ograniczony czasowo lub funkcjonalnie (§ 9).

§ 9. Dostęp promocyjny i wersje testowe

1. Funkcje udostępniane promocyjnie lub oznaczone jako testowe/beta mają charakter rozwojowy.
2. W odniesieniu do takich funkcji:

1. udostępniane są w stanie „w aktualnej postaci" (as is), bez gwarancji nieprzerwanej dostępności, określonych parametrów ani gwarancji jakości usług (SLA);
2. mogą zostać w każdym czasie zmienione, ograniczone, zawieszone lub wycofane;
3. mogą nie być objęte pełnym wsparciem technicznym.

3. Usługodawca dokłada starań o jakość i bezpieczeństwo również w przypadku funkcji testowych lub promocyjnych, jednak Użytkownik korzysta z tych funkcji z uwzględnieniem ich rozwojowego charakteru.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Usługodawca świadczy Usługi z należytą starannością.
2. W zakresie dozwolonym przez prawo Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

1. decyzje podjęte przez Użytkownika na podstawie Treści Wygenerowanych;
2. szkody wynikłe z wprowadzenia do Serwisu nieprawidłowych, niekompletnych lub bezprawnych Treści Klienta;
3. skutki korzystania z funkcji testowych lub promocyjnych;
4. przerwy lub nieprawidłowości wynikające z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, w tym leżących po stronie dostawców infrastruktury, łączy internetowych lub Użytkownika.

3. W zakresie dozwolonym przez prawo całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika z tytułu lub w związku z umową ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Użytkownika na rzecz Usługodawcy w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące podstawą roszczenia. Ograniczenie nie dotyczy odpowiedzialności, której zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami nie można wyłączyć ani ograniczyć.
4. Odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych regulują RODO oraz § 12 Regulaminu. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają odpowiedzialności wynikającej wprost z RODO.

§ 11. Własność intelektualna

1. Serwis, jego oprogramowanie, interfejs, znaki towarowe oraz inne elementy stanowią własność Usługodawcy lub podmiotów, z których rozwiązań korzysta, i podlegają ochronie prawnej.
2. Korzystanie z Serwisu nie powoduje przeniesienia na Użytkownika jakichkolwiek praw własności intelektualnej do Serwisu, poza zakresem niezbędnym do korzystania z Usługi zgodnie z Regulaminem.

§ 12. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (DPA)

Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO i jest akceptowany przez Użytkownika łącznie z Regulaminem, bez potrzeby zawierania odrębnego dokumentu. Na żądanie Użytkownika Usługodawca może zawrzeć powierzenie w formie odrębnego dokumentu o treści zgodnej z niniejszym paragrafem.

1. Role. W zakresie, w jakim Treści Klienta zawierają dane osobowe, Użytkownik jest administratorem tych danych, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym, który przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, którego treść wynika z Regulaminu oraz ze sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika.
2. Przedmiot, czas, charakter i cel. Przedmiotem powierzenia jest przetwarzanie danych osobowych w celu świadczenia Usługi. Przetwarzanie trwa przez okres obowiązywania umowy o świadczenie Usług. Charakter i cel przetwarzania wynikają z funkcji Serwisu (m.in. przechowywanie, wyszukiwanie, analiza dokumentów, generowanie treści).
3. Rodzaj danych i kategorie osób. Zakres danych zależy od treści wprowadzanych przez Użytkownika. Mogą to być w szczególności dane identyfikacyjne i służbowe osób, których dane występują w dokumentacji jakościowej (np. pracownicy Użytkownika, audytorzy, osoby zgłaszające reklamacje). Użytkownik zobowiązuje się nie wprowadzać do Serwisu szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO), o ile nie uzgodniono tego odrębnie i nie zapewniono odpowiednich zabezpieczeń.
4. Obowiązki Usługodawcy. Usługodawca:

1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora;
2. zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności;
3. stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO, w tym szyfrowanie oraz kontrolę dostępu;
4. w miarę możliwości pomaga administratorowi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, oraz w wykonaniu obowiązków z art. 32–36 RODO;
5. po zakończeniu świadczenia Usługi usuwa lub zwraca dane zgodnie z wyborem administratora, chyba że obowiązek przechowywania wynika z prawa;
6. udostępnia administratorowi informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia audyty na uzasadnionych zasadach, z poszanowaniem bezpieczeństwa innych klientów;
7. niezwłocznie informuje administratora o stwierdzonym naruszeniu ochrony powierzonych danych osobowych.

5. Dalsze powierzenie (subprocesorzy). Użytkownik wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających (subprocesorów), w szczególności z kategorii: dostawca infrastruktury chmurowej w Unii Europejskiej oraz dostawcy modeli sztucznej inteligencji udostępnianych za pośrednictwem interfejsu API. Usługodawca zapewnia, by subprocesorów wiązały obowiązki ochrony danych odpowiadające obowiązkom z niniejszego paragrafu.
6. Lista subprocesorów i sprzeciw. Aktualna lista subprocesorów wraz z ich funkcją i lokalizacją jest udostępniana na żądanie Użytkownika. Usługodawca informuje administratora o zamiarze zaangażowania nowego subprocesora lub jego zmianie z wyprzedzeniem umożliwiającym wniesienie sprzeciwu. W razie uzasadnionego sprzeciwu strony w dobrej wierze poszukają rozwiązania; jeżeli nie będzie to możliwe, Użytkownik może wypowiedzieć umowę w zakresie usługi, której sprzeciw dotyczy.
7. Lokalizacja danych i transfery. Treści Klienta są przechowywane i przetwarzane w regionie Unii Europejskiej. Dane techniczne i pomocnicze nieobjęte powyższą zasadą mogą być przetwarzane w innych lokalizacjach zgodnie z umowami z dostawcami. Jeżeli przetwarzanie wiąże się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się ono na podstawie mechanizmów zgodnych z rozdziałem V RODO (w szczególności standardowych klauzul umownych).
8. Brak trenowania modeli. Powierzone dane osobowe nie są wykorzystywane do trenowania ani dostosowywania modeli sztucznej inteligencji, zgodnie z § 7 ust. 5.

§ 13. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usług można składać na adres e-mail mail@qensa.org.
2. Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające kontakt oraz opis zastrzeżeń.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni od jej otrzymania i informuje o sposobie jej rozpatrzenia.

§ 14. Czas trwania i rozwiązanie umowy

1. Umowa o świadczenie Usług zawierana jest na czas nieoznaczony, chyba że dotyczy określonego okresu rozliczeniowego lub usługi jednorazowej.
2. Użytkownik może w każdym czasie zrezygnować z Usługi poprzez usunięcie Konta lub rezygnację z subskrypcji, ze skutkiem zgodnym z § 8.
3. Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia, a w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu przez Użytkownika – ze skutkiem natychmiastowym, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.
4. Po zakończeniu umowy Treści Klienta są usuwane lub zwracane zgodnie z § 12 ust. 4 lit. e.

§ 15. Postanowienia dotyczące przedsiębiorców na prawach konsumenta

1. Do Użytkownika będącego osobą fizyczną zawierającą umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego (przedsiębiorca na prawach konsumenta), stosuje się przepisy o ochronie konsumentów w zakresie wynikającym z ustawy o prawach konsumenta, w tym dotyczące prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość.
2. Taki Użytkownik może odstąpić od umowy w terminie 14 dni bez podania przyczyny, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach, w szczególności gdy świadczenie usługi cyfrowej rozpoczęto za jego wyraźną zgodą przed upływem terminu odstąpienia.

§ 16. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zakresu Usług lub względów bezpieczeństwa.
2. O zmianach Usługodawca informuje z odpowiednim wyprzedzeniem, w szczególności drogą elektroniczną. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację; Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
2. Ewentualne spory z Użytkownikiem niebędącym konsumentem ani przedsiębiorcą na prawach konsumenta rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia zachowują moc.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 8.06.2026.