Polityka prywatności QENSA

1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest Neurocore spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Sośnicy, ul. 3 Maja 25, 37-555 Sośnica, KRS 0001160402, NIP 7922326995, REGON 541129249 (dalej: „Administrator" lub „my").
2. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem: mail@qensa.org.

2. Dwie role i zakres tej Polityki

1. Niniejsza Polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe jako administrator – w odniesieniu do osób odwiedzających serwis qensa.org, osób zakładających i prowadzących Konto oraz osób korzystających z formularzy kontaktowych.
2. Odrębną sytuacją jest przetwarzanie danych osobowych, które mogą znajdować się w dokumentach wgrywanych przez Klientów do aplikacji (Treści Klienta). W tym zakresie działamy jako podmiot przetwarzający na zlecenie Klienta będącego administratorem, a zasady reguluje § 12 Regulaminu (powierzenie przetwarzania danych), a nie niniejsza Polityka.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Przetwarzamy dane w następujących celach:

1. Świadczenie Usługi i prowadzenie Konta – podstawa: niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Okres: czas obowiązywania umowy, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
2. Rejestracja Konta i newsletter – podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wykonanie umowy lub nasz uzasadniony interes w kontakcie w sprawie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Okres: do wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu albo zakończenia obsługi Konta.
3. Obsługa zapytań z formularza kontaktowego – podstawa: podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz nasz uzasadniony interes w udzieleniu odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Okres: czas obsługi sprawy i do czasu przedawnienia roszczeń.
4. Rozliczenia i obowiązki podatkowe – podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Okres: zgodnie z przepisami podatkowymi i o rachunkowości.
5. Obsługa płatności (subskrypcje) – podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Płatności realizuje zewnętrzny dostawca usług płatniczych; nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych.
6. Marketing własnych usług – podstawa: nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w zakresie komunikacji elektronicznej – zgoda. Okres: do wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody.
7. Bezpieczeństwo, statystyka i analiza Serwisu – podstawa: nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w zakresie wymagającym zgody na cookies – zgoda (sekcja 8). Okres: zgodnie z konfiguracją narzędzi.
8. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – podstawa: nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do skorzystania z odpowiednich funkcji (np. założenia Konta, zapisu na newsletter, kontaktu). Brak podania danych może uniemożliwić realizację danej funkcji.

5. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być udostępniane podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, w szczególności następującym kategoriom odbiorców:

• dostawca infrastruktury chmurowej (hosting, przechowywanie danych) w Unii Europejskiej;
• dostawcy modeli sztucznej inteligencji udostępnianych za pośrednictwem interfejsu API;
• zewnętrzny dostawca usług płatniczych;
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych;
• dostawcy narzędzi do komunikacji, obsługi zgłoszeń i poczty elektronicznej;
• podmioty świadczące obsługę księgową i prawną.

2. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, jeżeli wynika to z przepisów prawa.
3. Szczegółowa, aktualna lista podmiotów przetwarzających powierzone dane (w kontekście Treści Klienta) jest udostępniana na żądanie, zgodnie z § 12 Regulaminu.

6. Przekazywanie danych poza EOG

1. Co do zasady dane są przetwarzane w regionie Unii Europejskiej.
2. W zakresie, w jakim współpraca z dostawcami narzędzi (np. modeli AI, analityki) wiąże się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie mechanizmów zgodnych z RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz dodatkowych zabezpieczeń.

7. Dane a trenowanie modeli AI

Treści przekazywane do Serwisu nie są wykorzystywane do trenowania ani dostosowywania modeli sztucznej inteligencji. Zobowiązanie to wynika z warunków umów zawartych z dostawcami infrastruktury i modeli AI.

8. Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania, analizy ruchu oraz – za zgodą Użytkownika – w celach marketingowych.
2. Stosujemy następujące kategorie plików cookies:

3. Cookies analityczne i marketingowe uruchamiane są po wyrażeniu zgody za pośrednictwem baneru cookies. Zgodę można w każdej chwili wycofać, zmieniając ustawienia w Serwisie lub w przeglądarce.
4. Korzystanie z Google Analytics 4 może wiązać się z przekazaniem danych do Google LLC; odbywa się to na zasadach opisanych w sekcji 6.
5. Użytkownik może zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji Serwisu.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem).

2. W celu realizacji praw prosimy o kontakt: mail@qensa.org.
3. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Państwa sytuację.

11. Zmiany Polityki prywatności

Możemy aktualizować niniejszą Politykę w razie zmian w przepisach, technologii lub zakresie usług. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.